Vos prises de références ne font souvent que confirmer ce que vous espériez. Voici comment leur faire dire quelque chose.

Pourquoi la prise de références classique dit si peu

Trois choses vident discrètement l’appel de référence habituel de sa valeur, et aucune ne tient à votre façon de le mener.

• C’est le candidat qui choisit les référents. Personne ne vous confie un contact qui va le couler. Vous appelez une liste triée sur le volet, donc la tonalité de la réponse est fixée avant même de composer le numéro. Un avis chaleureux d’un référent choisi équivaut à presque aucune information.
• Cela arrive une fois que vous avez décidé. Quand l’appel intervient tout à la fin, vous ne collectez plus de preuves, vous cherchez la permission de faire ce que vous voulez déjà faire. Tout ce qui n’est pas un signal d’alarme se lit comme une confirmation, et les hésitations légères sont arrondies à un oui.
• Les questions appellent des avis, pas des faits. « Était-elle bonne dans son travail ? » ne peut produire qu’un adjectif poli. Les anciens managers se méfient aussi de tout ce qui pourrait leur revenir dessus, donc une réponse vague et positive est l’option la plus sûre pour tout le monde.

C’est aussi pour cela que certains employeurs se mettent à contourner la liste fournie, en appelant en secret des gens que le candidat n’a jamais cités. Nous avons étudié ce glissement, et pourquoi il est plus risqué qu’il n’y paraît, dans pourquoi des employeurs appellent en secret des références que vous n’avez pas citées. La meilleure réponse n’est pas de contourner le candidat. C’est de rendre vraiment utile la prise de références que vous avez le droit de mener.

Ce que la loi française vous autorise vraiment

Avant d’améliorer l’appel, posez le cadre, car en France la prise de références n’est pas une zone de non-droit. Le candidat doit savoir qu’elle a lieu. Vous ne pouvez recueillir que des informations directement liées au poste et à sa capacité à l’occuper, et le faire dans son dos relève de la collecte déloyale de données personnelles, le genre de chose qu’un candidat peut porter devant le conseil de prud’hommes ou la CNIL, l’autorité française de protection des données.

Deux règles comptent surtout en pratique, et toutes deux sont bien expliquées dans ce guide du droit sur la prise de références:

• Prévenez le candidat d’abord. La prise de références doit être transparente. Le candidat doit savoir qui vous comptez contacter et pouvoir y consentir. Les appels surprises ne sont pas juste malpolis, ils vous exposent juridiquement.
• N’appelez jamais l’employeur actuel sans accord explicite. La plupart des candidats sont encore en poste. Contacter leur entreprise actuelle sans consentement clair et précis peut mettre la personne en danger et vous mettre en tort. S’ils sont en poste, appuyez-vous sur les anciens managers qu’ils vous autorisent à joindre.

Rien de tout cela n’affaiblit le contrôle. Cela signifie simplement que la version utile est celle que vous menez à découvert, avec l’accord du candidat, auprès de gens qui ont réellement travaillé avec lui. C’est aussi la version qui tient si une décision de recrutement est un jour contestée.

Comment rendre l’appel utile

La solution n’est ni plus d’appels ni un script plus long. C’en est un plus précis. Traitez la prise de références comme un moyen de tester un doute précis et d’entendre du comportement concret, pas comme un sondage de popularité. Trois gestes font l’essentiel du travail.

Arrivez avec une question à laquelle vous devez vraiment répondre

Au moment d’arriver aux références, vous avez en général une ou deux vraies incertitudes : cette personne peut-elle mener un projet sans supervision rapprochée, tiendra-t-elle sous un manager exigeant, le trou dans le CV est-il bien ce qu’elle en dit. Décidez-le avant d’appeler, et orientez la conversation là-dessus. Une prise de références qui part pour confirmer un recrutement n’apprend rien. Celle qui part pour lever un doute le peut.

Interrogez le comportement, pas le verdict

Les questions d’opinion vous rapportent des adjectifs. Les questions de comportement vous rapportent des récits que vous pouvez peser vous-même. Le changement est mince et il transforme ce que vous entendez.

Ce sont les mêmes réflexes qui rendent un entretien utile : pousser pour de vrais exemples de travail passé plutôt que des impressions. Nous défendons cette idée au stade de l’entretien dans comment les entretiens structurés affûtent les décisions des petites équipes, et l’appel de référence est simplement le dernier endroit où l’appliquer.

Prenez le tiède au sérieux

Le signal le plus utile que produit un appel de référence est rarement un scandale. C’est l’hésitation. Un référent qui ralentit, qui nuance, ou qui répond à une question chaleureuse par un prudent « il était correct » vous dit quelque chose, et la fin du processus est justement l’endroit où l’on est le plus tenté de l’ignorer. Vous n’êtes pas obligé de traiter une référence tiède comme un veto. Vous devez la traiter comme une vraie donnée et la confronter à tout le reste de ce que vous savez, au lieu de l’arrondir parce que la lettre d’offre est déjà rédigée.

Où se place la prise de références

La prise de références est un mauvais moyen de prendre une décision de recrutement et un bon moyen d’en confirmer une. Toute la différence tient à la quantité de preuves que vous portez déjà quand vous décrochez le téléphone. Si l’appel est la première lecture structurée que vous avez du candidat, on lui demande un travail qu’il ne peut pas faire. Si vous avez construit une image cohérente à travers le sourcing, le tri et les entretiens, la référence devient un contrôle final ciblé sur la ou les deux choses que vous ne voyez toujours pas : exactement ce pour quoi elle est bonne.

C’est ce que nous développons dans pourquoi évaluer les candidats sur tout le processus plutôt que de tout miser sur une seule étape. Quand votre lecture d’une personne se répartit uniformément sur le processus, aucune étape, ni l’entretien, ni la référence, ni la période d’essai, n’a à porter la décision entière.

C’est la logique sur laquelle Kynto est construit. L’outil note chaque candidat selon les critères que vous définissez et garde le raisonnement visible du premier CV au dernier tour, si bien qu’au moment de passer un appel de référence vous connaissez déjà le doute précis que vous voulez lui faire lever. Le jugement reste le vôtre. Ce qui change, c’est que l’appel cesse d’être une formalité pour devenir une question qui a un but.

À retenir

• La prise de références classique est faible parce que le candidat choisit les référents, qu’elle arrive une fois la décision prise, et qu’elle appelle des avis plutôt que des faits. La plupart des appels ne font que confirmer ce que vous espériez.
• En France, le contrôle doit être transparent et pertinent pour le poste, et vous ne pouvez pas contacter l’employeur actuel sans accord explicite. Menez-le à découvert, auprès d’anciens managers que le candidat vous autorise à joindre.
• Orientez l’appel sur un doute précis, interrogez le comportement plutôt que le verdict, et prenez l’hésitation au sérieux. Une référence confirme le mieux une décision quand le reste de votre processus l’a déjà prise.

FAQ

Ai-je besoin de l’accord du candidat pour prendre des références en France ?

En pratique, oui. Une prise de références doit être transparente et limitée aux informations pertinentes pour le poste. Le candidat doit savoir qui vous comptez contacter, et vérifier dans son dos peut être qualifié de collecte déloyale de données personnelles. Contacter l’employeur actuel, en particulier, exige son accord explicite.

Que dois-je réellement demander à une référence ?

Interrogez le comportement, pas le verdict. Au lieu de « était-elle bonne ? », demandez de quoi elle était responsable, comment elle a géré un moment difficile, et sur quoi elle avait besoin d’aide. Des récits concrets que vous pouvez peser vous-même sont bien plus utiles qu’un adjectif poli, et ils sont plus faciles à donner honnêtement pour un ancien manager.

La référence était tiède mais pas négative. Qu’en faire ?

Traitez-la comme une vraie information, pas comme du bruit. L’hésitation est souvent le signal le plus honnête qu’une référence donne, et la fin du processus est l’endroit où il est le plus facile de l’écarter. Vous n’êtes pas obligé de refuser le candidat pour autant, mais vous devriez confronter ce point au reste de ce que vous savez avant de signer, plutôt que de l’arrondir à un oui.