Votre premier recrutement prendra plus de temps que prévu. Voici combien de temps prévoir vraiment.

Les 44 jours de référence sont un plancher, pas une prévision

Renseignez-vous autour de vous et vous entendrez un chiffre rond : environ un mois pour recruter. C’est à peu près juste pour les entreprises qui recrutent déjà. Des références du secteur comme la SHRM situent le délai médian pour pourvoir un poste autour de 44 jours, le tri et les entretiens prenant chacun de l’ordre d’une semaine à l’intérieur de ce total. Mais lisez ce que ce chiffre suppose en silence. Il mesure des organisations qui ont déjà une trame de fiche de poste, une page carrières qui attire des candidats, un déroulé d’entretiens que les gens savent mener, et un recruteur dont c’est tout le métier de faire avancer le tout. Votre premier recrutement n’a rien de cela.

Autrement dit, la référence, c’est le temps pour faire tourner une machine qui existe déjà. Vous construisez la machine et recrutez au travers en même temps, et c’est pourquoi le chiffre de planification honnête pour un fondateur est plus élevé, et plus variable, que la moyenne. Il varie aussi selon le poste. Un premier recrutement en opérations ou en support peut se boucler en un mois environ une fois lancé ; un ingénieur senior ou un profil commercial qu’il faut aller chercher plutôt que simplement attirer peut prendre deux à trois fois plus longtemps. Planifiez à partir du poste que vous avez devant vous, pas à partir du chiffre affiché. Il vaut d’ailleurs la peine de comprendre pourquoi le recrutement ralentit sur tout le marché, car les mêmes forces allongent votre recherche.

Où passent vraiment les semaines

Découpez un premier recrutement en étapes et l’entretien, la partie que tout le monde imagine, se révèle être l’une des plus courtes. Voici une répartition réaliste pour un fondateur qui s’y met pour la première fois, sans vivier et sans trame sur laquelle s’appuyer.

Deux lignes font l’essentiel des dégâts, et aucune n’est l’entretien. La première, c’est la définition du poste. Sans trame, la fiche de poste devient l’endroit où vous décidez enfin ce dont vous avez réellement besoin, et cette réflexion est un vrai travail que vous ne pouvez pas sauter sans le payer plus tard par un vivier maigre ou à côté de la plaque. La seconde, c’est la planification. Chaque tour multiplie les agendas à faire coïncider, le vôtre, celui du candidat, et celui de toute personne que vous voulez dans la pièce, et en petite équipe sans coordinateur, ces allers-retours grignotent en silence des jours entre chaque étape. L’heure d’entretien elle-même n’est presque jamais le goulet d’étranglement.

Et la dernière ligne est celle qu’aucun processus ne comprime. Une fois que vous choisissez quelqu’un, il doit encore quitter son poste actuel. En France, un préavis va de quelques semaines pour les postes juniors jusqu’à trois mois pour les contrats de cadres ou de profils seniors. Si vous voulez quelqu’un dans six semaines, l’offre doit partir bien avant, car l’offre est le milieu de l’histoire, pas la fin.

Pourquoi le premier traîne toujours

Le premier recrutement est lent pour une raison structurelle, pas personnelle : chaque décision se prend pour la première fois. Au dixième recrutement, vous réutilisez une grille de notation, un kit d’entretien, une liste de canaux qui marchent, et un instinct calibré par neuf décisions précédentes. Au premier, tout cela est une page blanche. Vous décidez du poste, de la fourchette de salaire, des questions, du niveau d’exigence, et du processus lui-même, tout en faisant par ailleurs votre vrai métier.

Les fondateurs ont aussi tendance à faire passer trop de monde en entretien trop longtemps, parce qu’en l’absence d’une grille qui dit « celui-ci atteint le niveau », chaque conversation supplémentaire ressemble à de la diligence utile alors qu’elle n’est souvent que de la temporisation. Ce réflexe, et les autres qui coûtent cher, valent la peine d’être connus avant de commencer ; nous les avons détaillés dans les erreurs de premier recrutement qui coûtent le plus cher aux fondateurs.

Il y a pourtant un vrai avantage caché là-dedans. Les petites équipes sont structurellement plus rapides que les grandes sur précisément les parties qui ralentissent les grands groupes : pas de chaîne de validation, pas de jury à réunir, pas de comité autour duquel caler des agendas. Un fondateur peut rencontrer un bon candidat le lundi et faire une offre le mercredi. La leçon n’est donc pas que les premiers recrutements doivent être lents. C’est que la lenteur se loge à des endroits précis, la définition, le sourcing, et le préavis, et que ce sont ces endroits qu’il faut attaquer.

Comment le raccourcir sans bâcler

Raccourcir un premier recrutement, ce n’est pas précipiter la décision. C’est lancer les parties lentes tôt et refuser de mener en série ce qui peut se mener en parallèle. Quatre gestes font l’essentiel du travail.

• Lancez les parties lentes en premier. Écrivez le résultat attendu et ouvrez le sourcing avant de vous sentir tout à fait prêt. Le vivier se remplit en arrière-plan pendant que vous continuez à faire tourner l’entreprise.
• Fixez le niveau d’exigence avant de rencontrer qui que ce soit. Choisissez trois ou quatre choses qui comptent vraiment et notez chaque candidat de la même façon, pour pouvoir vous arrêter sur un oui clair au lieu d’enchaîner les entretiens sans fin.
• Menez les étapes en parallèle. Triez à mesure que les candidatures arrivent plutôt qu’en un seul lot à la fin, et calez la conversation suivante pendant que la précédente est encore fraîche.
• Comptez à rebours en incluant le préavis. Fixez la date d’arrivée, retranchez le préavis qu’un bon candidat devra à son employeur, et assurez-vous que l’offre tombe assez tôt pour que ce préavis tienne dans le calendrier.

C’est à peu près la forme autour de laquelle nous avons construit Kynto, pour le fondateur qui n’a aucun recruteur à qui confier la coordination. L’outil porte tout le premier recrutement au même endroit: il transforme le résultat que vous décrivez en une annonce, source et trie les candidats pour que le vivier se remplisse pendant que vous travaillez, note chacun selon les critères que vous fixez en montrant le raisonnement, et empêche la planification de devenir un second métier. La décision sur qui recruter reste entièrement la vôtre. Ce qui disparaît, c’est la page blanche, cette sensation de tout recommencer de zéro qui fait qu’un premier recrutement prend deux fois plus de temps que ne le dit la référence.

À retenir

• Le délai d’embauche de référence de 44 jours mesure des entreprises qui recrutent déjà. Un premier recrutement, bâti de zéro, prend honnêtement plus de temps et varie davantage : planifiez à partir du poste, pas de la moyenne.
• Les semaines partent dans la définition du poste, l’attente du vivier, la planification et le préavis, pas dans l’entretien lui-même. Le préavis est la partie qu’aucun processus ne comprime.
• Vous le raccourcissez en lançant les parties lentes tôt, en fixant le niveau d’exigence avant les entretiens, en menant les étapes en parallèle, et en comptant à rebours depuis la date d’arrivée en incluant le préavis.

FAQ

Combien de temps avant ma date d’arrivée idéale dois-je commencer ?

Comptez à rebours : la recherche elle-même, le surcoût de première fois lié à la construction du processus au fur et à mesure, et le préavis qu’un bon candidat devra à son employeur actuel. Pour un premier recrutement qui doit démarrer un mois précis, commencer deux à trois mois en amont est réaliste, et le préavis à lui seul peut représenter l’essentiel de cet écart. Si la date est fixe, les parties lentes doivent démarrer maintenant.

Un recrutement plus lent est-il un meilleur recrutement ?

Rapidité et qualité ne s’opposent pas ici. La lenteur qui aide, c’est la réflexion sur le niveau d’exigence : savoir à quoi ressemble un vrai oui et s’y tenir. La lenteur qui nuit, c’est le flottement et le retard de planification, des semaines perdues sur un poste que personne ne fait activement avancer. Coupez les semaines gaspillées et gardez la réflexion : vous obtenez un recrutement à la fois plus rapide et meilleur.

Dois-je passer par un cabinet ou un recruteur pour aller plus vite sur mon premier recrutement ?

Pour un seul recrutement précoce, un cabinet ajoute un coût et un passage de relais, et vous devez encore définir le poste et trancher vous-même. La plupart des fondateurs sont mieux servis par un peu de structure et un outil qui porte la coordination, ce qui garde à la fois le jugement et la relation avec le candidat de votre côté, là où ils comptent le plus sur un recrutement précoce.