Promesse d’embauche à votre premier salarié : l’e-mail que vous envoyez vaut-il déjà contrat ?

L’offre est l’étape que les fondateurs préparent le moins

Un premier recrutement reçoit beaucoup d’attention en amont. Vous réfléchissez au poste pendant des semaines, vous rédigez la fiche de poste, vous triez les candidatures, vous menez les entretiens, parfois vous appelez des références. Puis la décision est prise, et la pression s’inverse : le candidat a peut-être d’autres process en cours, alors vous voulez aller vite. L’offre devient une formalité que vous vous dépêchez d’envoyer le soir même.

C’est précisément là que se trouve le risque. Sans équipe RH, personne n’a de modèle, personne ne relit l’e-mail, et les conditions convenues sont dispersées entre vos notes, un appel téléphonique et quelques messages. L’offre est le premier document de la relation qui a une portée juridique, et c’est souvent celui qui est rédigé avec le moins de soin. Ce n’est pas une question de jugement : c’est le résultat prévisible de l’absence de process pour une étape que vous ne traversez qu’une fois par an.

Ce que le droit français voit dans votre e-mail

Les fondateurs parlent souvent de « promesse d’embauche » comme s’il s’agissait d’une seule chose. Depuis un arrêt de la Cour de cassation du 21 septembre 2017, le droit français distingue deux documents différents, aux conséquences très différentes si vous changez d’avis.

L’offre de contrat de travail

Une offre est un document par lequel l’employeur propose un engagement en précisant l’emploi, la rémunération et la date d’entrée en fonction, et exprime sa volonté d’être lié en cas d’acceptation. Elle peut être librement rétractée tant qu’elle n’est pas parvenue au candidat. Une fois qu’elle lui est parvenue, la rétracter avant le délai que vous avez fixé, ou avant un délai raisonnable si vous n’en avez fixé aucun, empêche la formation du contrat, mais peut engager votre responsabilité et donner lieu à des dommages et intérêts.

La promesse unilatérale de contrat de travail

Une promesse va plus loin. Elle donne au candidat le droit de décider si le contrat existe : l’emploi, la rémunération et la date d’entrée sont fixés, et seul son consentement manque. Si vous la révoquez alors qu’il a encore le temps de répondre, le contrat est malgré tout formé s’il accepte. Selon le Code du travail numérique du ministère du Travail, une rétractation en dehors d’un refus ou du silence du candidat à l’issue du délai entraîne les effets d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse. La fiche de la CFDT sur le sujet ajoute que le candidat peut alors réclamer des dommages et intérêts et une indemnité compensatrice de préavis.

L’affaire de 2017 elle-même a commencé par un e-mail. Un club de rugby avait envoyé par e-mail à l’agent d’un joueur un projet de contrat, avec le poste, un salaire mensuel et une date d’entrée. Douze jours plus tard, le club l’a retiré, également par e-mail. Le joueur a accepté après cela. La Cour a jugé qu’il s’agissait d’une offre, retirée avant l’acceptation, et qu’aucun contrat n’avait donc été formé. La leçon pour un fondateur n’est pas l’issue de cette affaire : c’est qu’un e-mail ordinaire a été analysé ligne par ligne pour décider de la nature de l’engagement.

Trois façons dont les fondateurs s’engagent sans le vouloir

Aucune de ces situations n’est rare. Elles arrivent parce que l’offre est rédigée dans l’urgence, pas parce que le fondateur est négligent.

• Le message enthousiaste. « Bienvenue à bord ! Comme convenu, product designer, 48 k, tu commences le 5 janvier. » Envoyé par SMS ou par e-mail, un message comme celui-ci contient déjà l’emploi, la rémunération et la date d’entrée. Selon sa formulation, il peut être lu comme un engagement ferme plutôt que comme une confirmation amicale.
• L’offre sans délai de réponse. Sans date de réponse, le candidat dispose d’un « délai raisonnable » pour répondre, et personne ne sait à l’avance ce que cela signifie. Pendant ce temps, vous ne pouvez pas passer à votre deuxième choix sans risque, et le poste reste ouvert.
• L’offre envoyée avant les vérifications. Vous vouliez sécuriser le candidat, alors l’offre est partie avant l’accord de votre associé, avant la confirmation du budget, ou avant l’appel aux références. Si l’une de ces étapes se passe mal ensuite, vous ne décidez plus s’il faut recruter : vous décidez comment défaire un engagement.

Le point commun, c’est le moment. L’offre écrite devrait être la dernière étape d’une décision déjà close, pas la première étape d’une décision encore en cours. Si la prise de références fait partie de votre process, notre guide sur les prises de références qui vous apprennent vraiment quelque chose explique comment les mener avant l’offre, et non après.

Ce que contient une offre claire

Une offre claire protège les deux parties : le candidat sait exactement ce qu’il accepte, et vous savez exactement à quoi vous vous êtes engagé. Que vous envoyiez une offre ou une promesse, le contenu est en grande partie le même. Ce qui change, c’est l’intention que vous exprimez et le droit que vous donnez au candidat.

Sur la ligne de rémunération, prenez le temps de vérifier le coût réel avant d’écrire le chiffre. Notre article sur combien payer son premier salarié détaille les charges patronales et la manière de fixer un niveau que vous pouvez tenir. Sur la période d’essai, gardez en tête qu’elle confirme une bonne décision ; elle ne la remplace pas, comme l’explique notre article sur pourquoi la période d’essai n’est pas un filet de sécurité.

Offre ou promesse : choisir en connaissance de cause

Aucun des deux documents n’est meilleur en soi. Une promesse est un signal fort pour un candidat qui a une autre offre sur la table : elle lui dit que la décision lui appartient. Une offre avec un délai clair convient mieux quand vous attendez encore un budget ou l’accord d’un associé, à condition de le dire. L’erreur n’est pas de choisir l’un ou l’autre. L’erreur est d’en produire un sans savoir lequel, parce que la formulation a été improvisée.

L’ordre des étapes, du oui au premier jour

La plupart des problèmes d’offre disparaissent quand les étapes se font dans le bon ordre. Pour un premier recrutement, cette séquence tient sur une seule page de notes :

• Clore la décision en interne. Budget confirmé, associé aligné, références appelées. Rien d’écrit ne part avant cela.
• Faire l’offre d’abord par téléphone. Dites ce que vous proposez et qu’une proposition écrite suit dans la journée. C’est là que vous répondez aux questions, pas dans un fil d’e-mails.
• Envoyer l’offre écrite sous 24 heures. Mêmes conditions que lors de l’appel, tous les éléments du tableau ci-dessus, et une date de réponse. Quelques jours ouvrés est une pratique courante : assez long pour décider, assez court pour garder vos autres options ouvertes.
• Obtenir l’acceptation par écrit. Un e-mail de réponse suffit pour savoir où vous en êtes.
• Régler les formalités avant le premier jour. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) part à l’Urssaf au plus tôt huit jours avant la date d’embauche et toujours avant le premier jour de travail. Depuis novembre 2023, l’employeur doit aussi remettre au salarié des informations écrites sur l’emploi, le lieu de travail et la date d’embauche dans les sept jours calendaires, et le reste (éléments de rémunération, congés, durée du travail) dans un délai d’un mois. Un contrat signé couvre généralement l’ensemble.
• Garder le contact jusqu’à la date d’entrée. Un oui n’est pas un premier jour. Notre article sur les candidats qui continuent à passer des entretiens après avoir accepté explique pourquoi les semaines intermédiaires méritent de l’attention.

Avec ou sans outil de recrutement

Si vous recrutez sans aucun outil, les conditions convenues vivent à trois endroits : vos notes du dernier entretien, un appel téléphonique et un fil WhatsApp. L’offre est reconstituée de mémoire, et c’est exactement ainsi qu’un salaire ou une date d’entrée finit par être faux. Si vous payez déjà un logiciel de suivi des candidatures livré avec des modèles d’offre, le risque est différent : le modèle est générique, rempli rapidement, et vous dit rarement si vous produisez une offre ou une promesse. Dans les deux cas, ce qui aide, c’est d’avoir tout le process au même endroit, pour que la décision, les conditions convenues et l’offre écrite viennent du même dossier. C’est ce pour quoi nous avons conçu Kynto pour les fondateurs qui recrutent sans équipe RH : sourcing, tri, scoring et planification dans un seul outil, pour que l’offre soit l’aboutissement d’un process structuré plutôt qu’un e-mail écrit de mémoire.

À retenir

• En France, un message écrit qui précise l’emploi, la rémunération et la date d’entrée peut déjà être une offre ou une promesse de contrat de travail, e-mail et SMS compris.
• Une offre peut être retirée avant la fin du délai, au prix d’éventuels dommages et intérêts. Une promesse ne le peut pas : la retirer produit les effets d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse.
• N’envoyez rien par écrit avant que la décision soit close en interne : budget, associé, références.
• Donnez toujours une date de réponse, et indiquez qu’un contrat complet suivra l’acceptation.
• Choisissez entre offre et promesse en connaissance de cause, pas au détour d’une formulation improvisée.

FAQ

Puis-je retirer une promesse d’embauche après l’avoir envoyée ?

Cela dépend de ce que vous avez envoyé. Une simple offre peut être retirée avant que le candidat l’accepte, mais s’il l’a reçue et que le délai n’est pas écoulé, il peut réclamer des dommages et intérêts. Une promesse unilatérale ne peut pas être retirée pendant le délai de réponse : si le candidat accepte, le contrat existe, et y mettre fin est traité comme un licenciement abusif. Si vous êtes dans cette situation, parlez-en à un avocat en droit du travail avant d’agir.

Une offre d’embauche envoyée par e-mail ou par SMS compte-t-elle ?

Oui, le format ne tranche pas la question. Ce qui compte, c’est le contenu : si le message précise l’emploi, la rémunération et la date d’entrée, et montre votre volonté d’être lié, il peut être analysé comme une offre ou une promesse. L’arrêt de 2017 de la Cour de cassation portait sur un projet de contrat envoyé par e-mail.

Combien de temps laisser à un candidat pour répondre ?

La loi ne fixe aucune durée, seulement un délai raisonnable si vous n’en fixez pas. En pratique, quelques jours ouvrés sont courants pour un CDI : assez pour que le candidat compare et en discute, assez court pour que vous puissiez contacter votre deuxième choix si la réponse est non. L’essentiel est que la date figure dans l’offre.