Un salarié clé vient de démissionner. Comment le remplacer avant la fin de son préavis ?

Le préavis est plus court que votre recrutement

En France, la loi ne fixe pas la durée du préavis de démission. Comme l’explique service-public.gouv.fr, elle est le plus souvent fixée par la convention ou l’accord collectif applicable, à défaut par le contrat de travail, à défaut par les usages de la localité ou de la profession. En pratique, elle tourne souvent autour d’un mois pour les non-cadres et peut aller jusqu’à trois mois pour les cadres. Vérifiez votre propre convention collective avant de bâtir un plan sur une supposition.

Comparez maintenant avec la durée d’un recrutement. Dans son étude 2022 sur les pratiques de recrutement des cadres, l’Apec constate que la durée moyenne du dernier recrutement de cadre d’une entreprise a atteint 11 semaines en 2021, contre 9 semaines en 2020, et que trois à six mois sont courants dans les métiers de l’informatique et de la R&D. Et l’horloge ne s’arrête pas à la signature de l’offre : la personne que vous recrutez a généralement elle aussi un préavis à effectuer.

Additionnez les trois lignes et la conclusion est inconfortable mais utile : pour la plupart des postes, il y aura un creux. L’objectif n’est pas de l’éviter. L’objectif est d’utiliser le préavis pour les deux choses qu’il est seul à permettre, recueillir ce que sait la personne qui part et définir correctement le poste, et de décider à l’avance qui couvre le creux.

Pourquoi republier l’ancienne annonce est l’erreur par défaut

Republier l’ancienne annonce semble le geste le plus rapide, et sous pression la vitesse l’emporte. Le problème, c’est que dans une petite entreprise, un poste s’éloigne de sa description en quelques mois. La personne recrutée il y a deux ou trois ans n’a pas fait le poste que vous aviez annoncé. Elle a fait le poste qui s’est construit autour d’elle. Au moment où elle démissionne, le poste diffère généralement de l’annonce de trois façons :

• Les tâches qu’elle a absorbées. Le suivi des fournisseurs, un reporting mensuel, l’outil que personne d’autre ne sait paramétrer. Rien de tout cela ne figure dans l’annonce, et une partie est critique.
• Les tâches qui ont disparu. Des pans du poste d’origine ont été automatisés, confiés à quelqu’un d’autre ou tout simplement arrêtés. Recruter à nouveau pour eux, c’est payer pour un travail qui n’existe plus.
• Le savoir qui n’existe que dans sa tête. Le client qui a besoin d’un appel plutôt que d’un e-mail, le contournement dans le processus de facturation, la raison pour laquelle un fournisseur a été écarté. Tout cela part avec elle le dernier jour, sauf si quelqu’un l’écrit.

Le piège inverse est tout aussi courant : chercher une copie de la personne. Vous décrivez la personnalité et le parcours de celle qui part au lieu des résultats que le poste doit produire, et vous finissez par comparer chaque candidat à quelqu’un qui avait trois ans de contexte. Personne ne gagne cette comparaison. Si vous n’avez jamais rédigé de fiche de poste en partant de zéro, notre guide pour rédiger une fiche de poste quand on n’a jamais recruté explique comment partir de la mission plutôt que de l’intitulé.

Utilisez la première semaine pour cartographier le vrai poste

La personne qui part est votre meilleure source sur ce qu’est réellement le poste, et elle n’est disponible que quelques semaines. Demandez-lui, dans les premiers jours de son préavis, de lister tout ce qu’elle fait au cours d’un mois type, y compris les petites tâches récurrentes. Puis triez la liste ensemble en trois colonnes : ce que la nouvelle recrue doit reprendre, ce qui peut être redistribué dans l’équipe, et ce qui peut s’arrêter.

Un exemple concret

Prenons un cas illustratif. Dans une entreprise de distribution de 60 salariés, la coordinatrice des opérations recrutée il y a trois ans démissionne avec un mois de préavis. Le premier réflexe du fondateur est de republier l’annonce d’origine, qui mentionnait le suivi des commandes et la relation avec les transporteurs. L’inventaire des tâches raconte une autre histoire : 22 tâches récurrentes, dont 9 constituent le cœur du poste, 7 pourraient passer à deux collègues, et 6 n’ont plus lieu d’être depuis que l’entreprise a changé de logiciel l’an dernier. Deux des tâches centrales, un reporting mensuel des marges et le paramétrage de l’outil d’entrepôt, n’apparaissent nulle part dans l’ancienne annonce. Ces deux-là deviennent les critères décisifs pour la nouvelle recrue, et le profil que le fondateur recherche désormais n’est pas celui qu’il aurait republié.

Ces chiffres sont illustratifs ; votre propre répartition sera différente. Ce qui compte, c’est que l’exercice prend quelques heures et transforme une démission en un cahier des charges clair. Il vous dit aussi si vous remplacez vraiment le poste. Parfois, la réponse honnête est un poste plus resserré, ou un poste différent.

Menez le recrutement et la passation en parallèle

Avec un mois de préavis, le recrutement et la passation ne peuvent pas se succéder. Un plan simple sur quatre semaines fait avancer les deux :

• Semaine 1 : décider et publier. Faites l’inventaire des tâches, rédigez le nouveau cahier des charges à partir de lui, et publiez l’annonce avant la fin de la semaine. Recontactez les candidats qui vous avaient plu lors de votre dernier recrutement sur un poste proche.
• Semaine 2 : trier et documenter. Triez les candidatures selon les critères du cahier des charges. En parallèle, la personne qui part rédige les procédures des tâches centrales, en commençant par celles que personne d’autre ne sait faire.
• Semaine 3 : évaluer sur du vrai travail. Utilisez un court exercice construit à partir d’une des tâches centrales. La personne qui part peut aider à le concevoir et expliquer à quoi ressemble une bonne réponse, mais la décision reste la vôtre.
• Semaine 4 : offre et dossier de passation. Faites l’offre, puis assurez-vous que le dossier de passation, les accès aux outils et les contacts clés sont en place avant le dernier jour, pas après.

C’est en semaine 1 que l’on perd ou gagne le plus de temps. Les candidats que vous avez failli recruter la dernière fois sont votre vivier le plus rapide, et les garder coûte moins cher que d’en trouver de nouveaux, c’est pourquoi nous avons écrit sur la constitution d’un vivier de finalistes non retenus.

Décidez qui couvre le creux

Même avec un bon plan, le poste restera probablement vide quelques semaines. Si rien n’est décidé, le creux est couvert par défaut, ce qui, dans une petite entreprise, veut dire par le fondateur, le soir. Mieux vaut choisir :

• Redistribuer délibérément. Confiez les tâches redistribuables à des collègues nommés, avec une date de fin, plutôt que de les laisser s’empiler sur la personne la plus proche.
• Faire appel à un renfort temporaire pour le cœur. Un freelance ou un intérimaire pour les quelques tâches qui ne peuvent pas attendre coûte souvent moins cher que le poste vide.
• Geler ce qui peut attendre. Dites clairement quels projets sont en pause jusqu’à l’arrivée de la nouvelle recrue. Une pause visible est plus facile à vivre pour l’équipe qu’une surcharge invisible.

Si vous voulez chiffrer les semaines sans personne au poste, notre article sur le coût d’un poste non pourvu montre comment l’estimer.

C’est aussi là que se pose la question des outils. Une démission comprime tout un recrutement en quelques semaines, à un moment où vous couvrez aussi le travail. Kynto regroupe ce recrutement en un seul endroit : une fiche de poste générée à partir de votre cahier des charges en un clic, un sourcing sur 600 millions de profils, le tri et le scoring des CV selon vos critères, et la planification des entretiens prise en charge pour vous. Vous pouvez voir comment cela fonctionne pour les fondateurs qui recrutent sans équipe RH.

À retenir

• Un préavis est généralement plus court qu’un recrutement, et la nouvelle recrue a souvent son propre préavis. Prévoyez un creux au lieu d’espérer l’éviter.
• Ne republiez pas l’ancienne annonce. Cartographiez le vrai poste avec la personne qui part, et triez-le entre ce pour quoi recruter, ce qu’il faut redistribuer et ce qu’il faut arrêter.
• Menez le recrutement et la passation en parallèle dès la première semaine, et décidez qui couvre chaque partie du travail jusqu’à l’arrivée de la nouvelle personne.

FAQ

Puis-je demander au salarié de rester plus longtemps que son préavis ?

Vous pouvez le demander, mais pas l’imposer. Toute prolongation doit être acceptée des deux côtés et a intérêt à être écrite. L’inverse arrive aussi : le salarié peut demander à partir avant la fin de son préavis, et c’est à vous d’accepter ou de refuser. Avant de répondre, regardez où en est la passation.

La personne qui part doit-elle faire passer les entretiens de son remplaçant ?

Associez-la à la description du travail et à la conception d’un exercice pratique, car elle connaît le poste mieux que quiconque. Gardez la décision pour vous. Quelqu’un sur le départ a tendance à chercher une personne qui lui ressemble, ce qui est le piège de la copie sous une autre forme.

Une démission est-elle un bon moment pour faire évoluer le poste ?

Souvent, oui. C’est l’un des rares moments où vous pouvez redessiner un poste sans rien retirer à personne. Si l’inventaire des tâches montre qu’une partie du poste a disparu ou dérivé, recrutez pour le poste dont vous aurez besoin l’an prochain, pas celui dont vous aviez besoin il y a trois ans.